Le Poste d’Etat-Civil de la Communauté Urbaine de Douala, créé sur la base de la Loi n°2011/011 du 06 mai 2011 modifiant et complétant l’Ordonnance n°81/02 du 29 juin 1981 portant organisation de l’Etat-Civil, ainsi que sur les compétences transférées aux Communautés Urbaines par la Loi n°2019/024 du 24 décembre 2019 portant code général des collectivités territoriales décentralisées, est un Centre Principal d’Etat-Civil qui, contrairement aux autres centres principaux n’est rattaché à aucun centre secondaire. Il est tout de même compétent sur l’ensemble du territoire du Département du Wouri et de ce fait, établit, conserve et met à jour les Actes d’Etat-Civil pour toutes les personnes indépendamment de sa Commune d’Arrondissement d’origine.
Conformément aux dispositions de l’Arrêté Municipal n°016/AM/CUD/CAB/2023 du 17 Février 2023 portant organisation de la Communauté Urbaine de Douala, le Poste d’Etat-Civil a reçu pour missions :
Dans sa structuration, le Poste d’Etat-Civil est composé de deux groupes d’acteurs notamment :
Aussi le Poste s’en trouve-t-il composé de deux services dont le Service de l’Etat-Civil et le Service des Statistiques et de l’Archivage.
Le Poste d’Etat-Civil de la CUD est entré dans l’ère de la modernité. Il produit désormais des Actes d’Etat-Civil exclusivement Informatisés et s’active à une fastidieuse démarche de reprise de l’antériorité (numérisation, indexation et archivages des registres d’Etat-Civil des années antérieures).
Le Poste d’Etat-Civil est abrité dans deux locaux distants l’un de l’autre.
Le Poste d’Etat-Civil est ouvert de Lundi à Vendredi, de 07h30 à 15h30, l’accueil des usagers débutant à 08h00. Les dossiers de demande d’établissement d’actes divers et ceux de documents à certifier sont collectés de 08h00 à 11h00 et les retraits se font de 11h30 à 15h30. Par ailleurs, tout document déposé pour certification après 11h00 ne sera disponible que le lendemain.
Pour que nul n’en ignore, la procédure d’établissement des Actes d’Etat-Civil dans les délais légaux est gratuite selon les dispositions légales extraites de L’ordonnance de 1981 qui institue la gratuité du service d’Etat Civil postule dans son article 17 : « L’inscription d’un acte sur un registre d’état-civil est gratuite. La délivrance par les services publics compétents d’une copie, d’un extrait ou d’une fiche donne lieu à la perception d’un droit fixé conformément au code de l’enregistrement, du timbre et de la curatelle. En revanche, le code d’enregistrement, du timbre et de la curatelle précise que le droit de timbre s’applique aux extraits ou copies d’acte d’état-civil. »
Pour cela, la production de copies ou extraits d’actes ainsi que la certification des documents augurent le droit de timbre de 2000f, soit un timbre fiscal de 1500f et un timbre communal de 500f. Toute tentative de monnayage est à dénoncer comme un acte de corruption et est passible de sanction par la législation en vigueur.
Cependant, la procédure hors délais légaux engendre malheureusement des coûts liés aux démarches judiciaires à entreprendre en vue d’obtenir soit une réquisition soit un jugement supplétif.
L’autre fait d’Etat-Civil qui est susceptible d’augurer des frais est la célébration des mariages dont le site et la logistique de célébration nécessitent des frais dans e cas où la Communauté Urbaine de Douala en a la charge. Aussi met-elle à la disposition de ses usagers, 5 sites de célébration des mariages :
Une des missions confiées aux maries camerounaises est d’établir et délivrer Les actes officiels ci-après listés.
La naissance d’un enfant doit faire l’objet d’une déclaration à l’état-civil de la Commune de naissance. Cet acte est dressé par un Officier d’Etat-Civil du Centre le plus proche du lieu de naissance de l’enfant (formation sanitaire, ou domicile). Le Poste d’Etat-Civil de la Communauté Urbaine de Douala ayant une compétence territoriale qui couvre tout l’Arrondissement du Wouri, elle a la latitude d’établir des Actes de Naissances pour tout enfant né dans ce périmètre urbain.
Comme dans tout le Cameroun, Douala délivre deux types d’actes de naissance, notamment : l’acte de naissance de l’enfant né hors mariage et celui de l’enfant né dans le mariage.
a. Pièces à fournir par les parents : Lorsqu’un enfant est né hors mariage, les parents doivent se présenter au Centre d’Etat-Civil accompagnés de deux (02) témoins pour que leur soit établie une déclaration de reconnaissance d’enfant. Ils devront pour la circonstance se munir des pièces suivantes :
b- Délais pour légaux pour l’établissement : Lorsqu’un enfant est né dans une formation sanitaire, il lui est automatiquement dressé une déclaration de naissance dument signée par le Médecin-Chef de ladite formation sanitaire qui est ensuite, par voie de courrier, acheminée au centre d’Etat-Civil compétent dans un délai de 30 jours. Passé ce délai, la déclaration peut être également acheminée vers le Centre d’Etat-Civil par les parents qui l’auront au préalable récupéré dans la formation sanitaire contre décharge.
La loi prévoit un délai de 90 jours (03 mois) pour que le père soit autorisé à reconnaitre son enfant.
Lorsque les parents n’ont pas établi l’acte de naissance de l’enfant dans un délai de 03 mois, ils devront saisir le parquet pour une réquisition.
NB : Une réquisition est une autorisation donnée par le juge au centre d’Etat Civil d’établir l’acte de naissance l’enfant qui a entre 03 et 06 mois.
*Lorsque les parents n’ont pas établi l’acte après une période de 06 mois et plus tout comme lorsque un enfant a égaré ou son acte, qu’il a été brûlé ou encore son acte n’existe pas, ils devront saisir le parquet pour une procédure de jugement supplétif qui est une décision d’un tribunal demandant une transcription lorsque celle-ci est inexistante, voire dans quelques cas perdue ou détruite.
a. Pièces à fournir par les parents : Les parents d’un enfant né dans le mariage ne sont pas soumis aux mêmes procédures que celui né hors mariage car le père n’a pas besoin de reconnaitre son enfant. L’un ou l’autre des 02 parents de l’enfant viendra au Centre d’Etat-Civil déposé de :
Délais légaux : Pour les enfants d’un enfant né dans le mariage, la loi prévoit un délai de 90 jours (03 mois) pour que la déclaration soit acheminée par la formation sanitaire où est né l’enfant au Centre d’Etat-Civil de sa zone de compétence.
Pour l’établissement d’un acte de décès la famille du défunt devra fournir :
La loi prévoit un délai de 90 jours (03 mois) pour que la déclaration de décès soit acheminée par la formation sanitaire où est décédé le défunt au Centre d’Etat-Civil compétent.
Remplir correctement et lisiblement les filiations ainsi que les noms des témoins au mariage. Pour ce qui est du Certificat de Célibat, chaque conjoint devra porter le nom et le numéro de CNI de deux (02) témoins qui attestent qu’il est encore célibataire.
En cas de remariage : Pour un veuf ou une veuve, produire la photocopie de l’acte de décès du conjoint décédé ;
Pour un divorcé ou une divorcée, produire la photocopie de l’acte de mariage portant la mention de divorce ou le jugement de divorce et le Certificat de Non Appel.
Pour un polygame, produire la photocopie du précédent Acte de mariage portant la mention POLYGAMIE.
Cas d’un militaire ou d’un gendarme : Fournir une autorisation préalable du Ministère de la défense
La publication des bans doit automatiquement s’effectuer trente (30) jours avant la date de célébration samedi et dimanche comptabilisés. Il s’agit en fait d’une formalité administrative et légale qui consiste à rendre publics les projets de mariage, de divorce ou d'autres actes importants, l’objectif étant d’Informer les personnes qui pourraient avoir un intérêt ou une opposition à l'acte projeté, de vérifier la légalité de l'acte projeté, notamment en ce qui concerne les conditions de mariage, de divorce ou d'autres actes ; . de faire connaître à toute personne qui aurait une opposition à l'acte projeté de demander l'annulation ou la modification dudit acte ; de garantir la transparence administrative et de permettre à tout citoyen de connaître les actes qui sont projetés ou qui ont été réalisés ; mais aussi et surtout de respecter les droits individuels, notamment le droit à l'information et le droit d'opposition.
Pour obtenir un certificat d’hébergement, il faut fournir :
Pour obtenir un certificat de domicile, le demandeur doit :
2.a) Présenter les pièces suivantes :
2.b) Remplir le formulaire de demande de certificat de domicile disponible au sein du Poste d’Etat-Civil, y apposer un timbre fiscal de 1500f et un timbre communal de 500f.
Pour obtenir un certificat de célibat, le demandeur doit :
2.a) Présenter les pièces suivantes :
2.b) Remplir le formulaire de demande de certificat de célibat disponible au sein du Poste d’Etat-Civil, y apposer un timbre fiscal de 1500f et un timbre communal de 500f et le co-signer avec les deux témoins
Pour obtenir un certificat d’individualité, le demandeur doit :
2.a) Présenter les pièces suivantes :
2.b) Remplir le formulaire de demande d’individualité disponible au sein du Poste d’Etat-Civil, y apposer un timbre fiscal de 1500f et un timbre communal de 500f.
Pour obtenir une Attestation d’existence de souche, le demandeur devra présenter la photocopie de l’Acte dont la souche est requise.
Pour obtenir une Attestation de non existence de souche, le demandeur devra présenter la photocopie de l’Acte dont la souche est requise.
Pour obtenir une Attestation de non inscription à l’Etat-Civil, le demandeur devra fournir une déclaration de naissance ou à défaut, un certificat d’âge apparent établi auprès d’une formation sanitaire.
Dans une perspective de réponse aux enjeux liés à assurer :
Le Centre Principal d’Etat-Civil de la Communauté Urbaine de Douala s’est aligné à la modernisation prescrite par le Schéma Directeur de l’Informatisation de l’Etat-Civil qui est en cours de déploiement sur toute l’étendue du territoire camerounais, à l’initiative du Bureau National de l’Etat-Civil (BUNEC). Ce chantier d’informatisation du système national de l’état-civil favorisera l’enregistrement des faits d’état-civil et permettra d’avoir un système d’état-civil complet, intégré, dynamique et fiable. Ceci permettra d’assurer la cohérence entre les systèmes d’information (SI) de gestion sanitaire (pour les naissances et les décès) et ceux de l’état-civil et des statistiques. L’informatisation facilitera ainsi la production des statistiques d’état-civil nécessaires pour la planification et le suivi des actions de développement. Actuellement, la Communauté Urbaine de Douala opère à deux niveaux :
A. La production des actes d’Etat-Civil informatisés : établissement des actes d’Etat-Civil informatisés et archivés dans un serveur de sauvegarde ;
B. La reprise de l’Antériorité : numérisation, indexation et archivage des anciens registres d’Etat-Civil, chaque Acte établi étant associé aux pièces de son dossier, processus aboutissant à la production d’une version informatisée des actes précédemment établis manuellement.
L’on espère qu’au terme de ce processus, la modernisation de l’Etat-Civil favorisera à coup sûr, l’enregistrement des faits d’état-civil et permettra d’avoir un système d’état-civil complet, intégré, dynamique et fiable. Elle permettra d’assurer la cohérence entre les systèmes d’information (SI) de gestion sanitaire (pour les naissances et les décès) et ceux de l’état-civil et des statistiques. Elle facilitera la production des statistiques d’état-civil nécessaires pour la planification et le suivi des actions de développement. Ceci, afin que l’état-civil joue pleinement le rôle central qui est le sien dans un Etat moderne.
A. La Collecte des données de l’Etat-Civil sur le terrain
Les statistiques de l'état-civil sont un outil essentiel pour une planification urbaine efficace et durable. Elles jouent ainsi un rôle crucial dans la planification et la projection du développement urbain. Elles fournissent des données précieuses sur la population, la natalité, la mortalité, le mariage et le divorce, qui sont essentielles pour comprendre les tendances démographiques et sociales d'une ville. De ce fait, les statistiques aident les décideurs à prendre des décisions avisées basées sur des données précises et à répondre aux besoins spécifiques de la population de la ville. En utilisant ces données, les autorités locales peuvent prendre des décisions éclairées en matière d'urbanisme, de logement, de services publics, de transports, d'éducation et de santé. Par exemple, en analysant les taux de natalité et de mortalité, les responsables municipaux peuvent anticiper les besoins futurs en matière de services de santé et d'éducation pour les jeunes familles. De plus, les statistiques de l'état-civil aident à identifier les groupes de population sous-représentés ou défavorisés, ce qui permet aux autorités locales de mettre en place des politiques publiques ciblées pour les aider à surmonter les obstacles et à s'épanouir. C’est dans cette optique que l’Exécutif Communautaire a bien voulu confier à son Poste d’Etat-Civil la mission de Collecte des données de l’Etat-Civil produites sur l’ensemble de son périmètre urbain.
B. La Mise en place d’un Cadre de collaboration avec tous les centres d’Etat-Civil du périmètre urbain
La Mise en place d’un Cadre de collaboration avec tous les Centres d’Etat-Civil du périmètre urbain dans la perspective de la sécurisation centrale des actes d'Etat-Civil produits et des données statistiques collectées est essentielle pour assurer la fiabilité et la confidentialité des informations enregistrées. Cette collaboration permettrait d'établir des protocoles de sécurité pour garantir l'intégrité des données et d'éviter toute altération ou falsification. De plus, la mise en place d'un cadre de collaboration faciliterait l'échange d'informations entre les différents centres d'Etat-Civil, ce qui favoriserait une meilleure coordination des actions et une meilleure gestion des ressources. Il est également important de mettre en place des mécanismes de contrôle et de suivi réguliers pour s'assurer que les règles de sécurité sont respectées et que les données sont traitées de manière sécurisée. La formation du personnel sur les bonnes pratiques en matière de sécurité des données et de confidentialité est également un aspect essentiel de cette collaboration. Enfin, il est essentiel d'impliquer les autorités compétentes dans la définition des mesures de sécurité à mettre en place et de les sensibiliser à l'importance de la sécurisation des actes d'Etat-Civil. En travaillant ensemble, les différents acteurs pourront garantir la protection des données personnelles et assurer la confiance des citoyens dans le système d'Etat-Civil.
A. Le contexte
De 2020 à 2024, sur 1639 déclarations de naissances reçues par le Poste d'Etat-Civil, 1338 actes de naissances ont été établis, laissant un gap 301 déclarations n’ayant pas abouti. Il est nécessaire de prendre des mesures pour réduire ce gap et garantir que les citoyens aient accès à leurs actes de naissance.
B. L’objectif
L'objectif de ce projet est de résorber les déclarations de naissance n’ayant pas abouti à des actes de naissances en organisant des audiences foraines pour la délivrance massive des actes de naissance.
C. Tâches spécifiques
D. Résultats attendus
A. L’élaboration d’une procédure de reconstitution
La reconstitution des archives de l'Etat civil de la Ville de Douala consumées dans l'incendie du 15 avril 2015 peut être un processus complexe et nécessiter des efforts concertés de la part des autorités locales, des services d'Archives Nationales, des consultations avec les communautés locales et des collaborations avec des partenaires internationaux si nécessaire. Voici quelques étapes qui pourraient être suivies pour reconstituer les archives :
En suivant ces étapes et en mobilisant les ressources nécessaires, il est possible de progressivement reconstituer les archives de l'Etat-Civil de la Ville de Douala après l'incendie de 2015.